Organizacja eventu od A do Z – czyli czego nie wolno pominąć

Organizowanie eventu to sprawa, którą zajmują się zarówno profesjonaliści, jak i amatorzy. Jeżeli jesteśmy w tej drugiej grupie, musimy wiedzieć, że event to bardzo trudne przedsięwzięcie. Na jego proces składa się bardzo dużo poszczególnych etapów, których pominięcie grozi w efekcie nie osiągnięciem wymarzonych rezultatów. O czym więc należy pamiętać i jakie kroki wykonać, by uczestnicy byli w istocie zadowoleni?

• Projektowanie wydarzenia to praca zespołowa.

  Nad kreacją pracuje grupa ludzi, w którym każdy jest odpowiedzialny za inną część eventu. Z tego powodu należy pamiętać o stworzeniu interdyscyplinarnego zespołu, bogatego w zróżnicowane umiejętności i doświadczenia. Zespół taki powinien potrafić ze sobą współpracować, wzajemnie szanować swoje pomysły i dążyć ku realizacji jednego, przyświecającemu celowi;

• Gdy zespół zostanie dobrany, kolejnym krokiem będzie organizacja pracy. W tym punkcie ważne jest, by nie zabrakło najpotrzebniejszych materiałów.

  Trzeba dodać, że projektowanie procesów jest bardzo rozległe, a wymaga to uporządkowania pomysłów i elementów, które się na nie składają. Z tego właśnie powodu zaleca się zapisywanie wszystkiego na dużych kartkach, wyraźnymi mazakami;

• Po przygotowaniu do pracy możemy przejść do realizowania wstępnych założeń. Chodzi o stworzenie ogólnego scenariusza eventu, według którego będziemy działać. Jest to bardzo ważne, ponieważ w kolejnych krokach trzeba sprecyzować swoje pomysły;
• Tak jak zostało wyżej wspomniane – skupiamy się już na szczegółach.

  Zaczynamy myśleć chociażby o terminie oraz miejscu takim jak restauracja na event warszawa. Co więcej, zarysowujemy plan budżetowy, uwzględniając przy tym wszelkie ewentualności, które mogą, ale niekoniecznie muszą się wydarzyć;

• Jeśli wszystko mamy dopięte na ostatni guzik, czas na zebranie uczestników, którzy wezmą udział w naszym wydarzeniu. Od czego zacząć? Pierw trzeba sprawdzić, jakie kanały dotarcia będą najlepsze w celu ich poinformowania. Trzeba przeanalizować każdą możliwość i wybrać najlepsze medium.

  Pamiętajmy o sprawdzeniu aktualnych cenników reklam i ewentualnych regulaminów, których należy przestrzegać;

• W ostatnim punkcie trzeba pamiętać, że wydarzenie nie kończy się wraz z końcem samego eventu. To po nim ludzie powinni dzielić się wrażeniami i wspominać. Dobrze byłoby więc podarować im kilka gadżetów, produktów promocyjnych, czy zebrać listę e-mailingową w celu poinformowania o kolejnych edycjach. Dobrą decyzją byłoby postawienie na wyposażenie stoisk targowych Kielce. Dobrą decyzją byłoby postawienie na wyposażenie stoisk targowych Kielce.

.